La solution la plus fréquemment discutée dans les centres est celle de la gestion de la durée de séjour. Med-GPS vous offre les outils afin de prendre en main les différentes raisons pouvant provoquer une occupation inhabituelle des lits et ce, par deux moyens : une gestion actuelle et historique. Dans ce blogue, nous discuterons de la gestion actuelle.

Provenant directement de votre système d’information ADT (Admissions-départs-transferts), les informations liées à la gestion des lits sont importées et mises à jour à l’heure vous permettant d’accéder à une information complète et directe comme si vous étiez directement dans les lits.

Portrait actuel de l’occupation des lits

La performance actuelle sur la gestion des lits disponibles dans le module Hospitalisation vous permet d’effectuer une gestion performante de l’utilisation des lits en temps réel. Affichant un portrait global, par unité ou par secteur de l’occupation des lits, elle permet aux gestionnaires de lits et aux chefs d’unités de soins de prendre les décisions les plus opportunes avant d’en arriver à l’inacceptable.

Via le tableau ci-haut, vous pouvez en un clin d’œil cibler les usagers sur le point de quitter ou étant supérieur à la médiane de la durée de séjour de votre centre pour le même type de cas (un calcul historique est effectué selon la médiane des cas ayant le même diagnostic d’admission ou intervention chirurgicale).

Paramétrisation de normes de durée de séjour 

Vous pouvez, par le fait même, y paramétrer une durée de séjour par diagnostic d’admission ou intervention chirurgicale selon vos normes internes ou selon la littérature affichant les cas ayant une durée de séjour excessive selon les standards établis. Un suivi par type de clientèle pour une performance clinique adaptée.

Raisons d’attente

 De plus, une nouveauté dans Med-GPS est disponible afin de répertorier les usagers en attente de services ou soins pouvant avoir un impact sur la continuité adéquate de sa prise en charge, une fonction vous permettant de saisir l’information pour une utilisation de données probantes.

Bien souvent, nous entendons parler des raisons occasionnant la prolongation du temps de séjour des usagers admis. Notre nouveauté rend possible soit l’inscription des raisons d’attente paramétrées selon vos besoins, soit l’importation de l’information déjà inscrite dans votre système d’information de l’ADT. Plusieurs des gestionnaires de lits ainsi que des chefs d’unités de soins inscrivent cette information sur papier. Malheureusement, celle-ci n’est pas conservée et la possibilité d’en effectuer un suivi tel un indicateur sur le temps d’attente pour un transfert en CHSLD est amoindrie.

À même l’écran Portrait actuel de l’occupation des lits, les raisons d’attente sont saisies et comptabilisées afin de prendre en charge rapidement les usagers présentement sur les lits, mais aussi, effectuer le suivi des indicateurs postérieurement afin d’analyser les processus et raisons causant les longues durées sur l’étage et ainsi, prendre des décisions stratégiques afin d’y remédier.

DANS LE PROCHAIN BLOGUE

La cartographie sur l’utilisation des lits : pour analyser le besoin populationnel par type de clientèle et prévoir la disponibilité des lits selon l’histoire.

C’est à partir de cette base de données que le MSSS établit la lourdeur des cas des établissements de courte durée ainsi que le financement en lien avec le NIRRU des cas (niveau d’intensité relative des ressources utilisées).

Performance actuelle

Via le module Hospitalisation de Med-GPS, il vous est possible de consulter la performance actuelle de la codification des données hospitalières tout au long de l’année et de prendre des décisions stratégiques rapidement lorsque celle-ci ne semble pas représenter la réalité de votre établissement.

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La performance actuelle répond à différents besoins, pour différents utilisateurs. Elle permet de planifier les ressources « archivistiques » au service des archives et le suivi de la codification pour effectuer cette dernière dans les meilleurs délais. Quel est l’impact du nombre de dossiers revus en analyse finale suite à la complétion des dossiers par les médecins sur le rendement de mon service vs la représentativité de mes cas?

Car il ne suffit pas seulement d’effectuer la codification dans les délais prescrits par le gouvernement, celle-ci doit aussi être bien effectuée. La performance hospitalière est régulièrement étudiée par les données provenant du système Med-Echo. L’exactitude des données doit donc être une constante préoccupation.

Faire le suivi de la gravité tout au long de l’année ainsi que du nombre d’admissions considérées comme étant des séjours excessifs sont des validations importantes à évaluer avant de « fermer » l’année financière et transférer le tout au MSSS. Il ne faut pas oublier que ces données seront utilisées pour analyser votre performance mais aussi pour votre financement.

Dans l’exemple ci-bas, 5.3% des hospitalisations codées sont considérées comme étant des séjours excessifs, donc qui dépassent le séjour maximum accordé au DRG attribué. Est-ce la réalité de votre centre?

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Épisodes incomplets

La complétion des dossiers est un élément important en lien avec la codification de ceux-ci par les archivistes médicales. Plus l’exactitude des données est poussée, plus la gravité des cas est représentative de votre centre.

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De plus, il s’agit d’une obligation liée aux médecins et règlementée par le Collège des médecins. En faire le suivi devient souvent problématique pour les établissements et a bien souvent un impact sur la performance hospitalière en bout de compte.

La qualité des soins est aussi un enjeu lié aux dossiers incomplets.  Les usagers ont droit à un suivi informationnel de leur situation tout au long de leur prise en charge par les différents acteurs du réseau de la santé et des services sociaux.

Dernièrement, le conseil de discipline du Collège des médecins du Québec (CMQ) a émis un avis légal concernant l’obligation d’un médecin à rédiger ou dicter le protocole opératoire en lien avec l’opération qu’il a effectuée, et ce dans un délai raisonnable (immédiatement après l’opération ou dans les 24 hres suivantes).  Ayant omis de suivre cette directive, le CMQ a imposé au médecin une période de radiation temporaire de 2 mois et une amende de 1 000$ pour chacun des plaignants.

Cours 101 codification, à venir dans le prochain blogue

NIRRU, lourdeur des cas, APR-DRG, DMS!  C’est du chinois pour vous? Je tenterai de vous démystifier le tout lors du prochain blogue…

Med-GPS est conçu afin de répondre aux besoins d’information de tout type d’utilisateurs, autant au niveau des médecins que des directeurs administratifs. Par sa facilité d’utilisation, il devient un support d’aide à la décision pour faire face aux différents défis et perspectives de la santé.

Via son module sur l’hospitalisation, il vous est possible de consulter l’information et d’effectuer vous-même des analyses et recherches plus poussées, et tout ça, grâce à un outil convivial et facile d’utilisation.

La maladie chronique: un enjeu

La maladie chronique est un enjeu du réseau de la santé et des services sociaux. C’est dans ce contexte que le MSSS a demandé la contribution de l’Agence d’évaluation des technologies et des modes d’intervention en santé (AETMIS) afin d’élaborer des indicateurs de qualité.

À partir des trois types de maladies chroniques cibléspar ce groupe dans un premier temps, Med-GPS vous offre la possibilité de faire des analyses poussées sur ces catégories.

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Les trois types de maladies chroniques sont et englobent:

• Diabète : diabète type 1 et 2 chez l’adulte
• Maladies cardiovasculaires: hypertension artérielle, maladies coronariennes et insuffisance cardiaque
• Maladies respiratoires: maladies respiratoires obstructives chroniques (MPOC) et asthme

L’information accessible en un clin d’œil vous permet de faire le suivi de cette clientèle pour mieux en connaître les impacts sur vos ressources et être mieux outillé pour prendre les décisions qui s’imposent afin de relever les grands défis.

Dans l’exemple ci-haut, nous pouvons consulter la durée moyenne de séjour (dms) pour les trois regroupements selon les sept premières périodes des années 2010-2011 et 2009-2010. Bonne nouvelle! La dms des usagers avec un diagnostic de chronicité a diminué en une année… les bienfaits d’une bonne prise en charge clinique?

L’oncologie est aussi considérée comme une maladie chronique. Son importance dans le réseau de la santé et des services sociaux est des plus élevée. Afin d’approfondir son analyse, Med-GPS vous offre la possibilité de questionner cette clientèle hospitalisée à partir de regroupements déjà programmés.

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À même ce graphique, vous pouvez détailler les visites en lien pour approfondir votre analyse. Par exemple, vous pourriez retracer la provenance de la clientèle hospitalisée avec un diagnostic d’oncologie. Cela vous permettra de planifier les ressources pour la première ligne (l’infirmière en oncologie en CLSC).

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Les réhospitalisations: des soins inévitables?

Dans la même lignée que les hauts consommateurs, les réhospitalisations sont toutes aussi importantes à examiner pour déterminer leurs raisons et les solutions dans le but de les éviter.

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Grâce à Med-GPS, il n’est plus utile d’effectuer cette recherche manuellement et de vous casser la tête à contourner l’information plutôt qu’à faire de la gestion avec celle-ci.

Vous pouvez donc déterminer l’intervalle de réhospitalisation et le type de forage. Celui-ci correspond soit:

• par âge: comprend toutes les réhospitalisations mais réparties par âge
• par CMD (Catégories Majeures de Diagnostic): comprend les réhospitalisations pour une même CMD
• par DRG (Diagnostics regroupés pour la gestion): comprend les réhospitalisations pour un même DRG

L’utilisation de filtres est aussi permise dans le cas par exemple où vous voudriez seulement interroger les réhospitalisations pour les 75 ans et plus ou les DRG de pontage (165+166).

L’accessibilité de toute l’information nécessaire dans un seul outil, dans sa plus simple utilisation!

À venir dans le prochain blogue le 2 mai,

La performance actuelle du module Hospitalisation, le suivi de la codification des données hospitalières tout au long de l’année. Celle-ci répond à différents besoins, pour différents utilisateurs. Ne manquez pas ce blogue pour connaître votre intérêt!

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N’oubliez pas d’inscrire vos commentaires et idées dans la section appropriée ci-bas. Med-GPS est toujours en cours de développement. MMT désire répondre aux besoins des organisations du réseau de la santé et des services sociaux. Vos observations sont donc les bienvenues!

Mis à jour annuellement suite à la réception des documents financiers, le module permet de comparer un ou plusieurs centres d’activités (C/A) avec des établissements de comparaison sélectionnés par l’utilisateur (possibilité de sélection jusqu’à 9 centres). Pour chacun des C/A, le module interroge les coûts directs nets sur les unités de mesure pour en faire un coût unitaire net ainsi que sur le temps supplémentaire pour afficher un coût unitaire temps supplémentaire.

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Attribution d’un rang de performance

Un rang est par la suite attribué en comparaison avec les autres établissements sélectionnés par rapport, soit au coût unitaire net, soit au coût unitaire temps supplémentaire. Vous pouvez donc évaluer, à partir de ce rang, votre niveau de performance, en comparaison bien sûr d’autres centres et en comparaison avec la seconde année sélectionnée.

À partir des coûts directs nets et des unités de mesure de chacun des établissements,  un coût unitaire est calculé selon la moyenne, la médiane et la moyenne des trois établissements les plus performants de la sélection. C’est alors à partir de ce coût unitaire moyen de tous les centres et du coût unitaire moyen des trois premiers que vous pourrez consulter votre économie moyenne et votre économie premier tiers.

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L’économie moyenne représente l’épargne ou le manque à gagner par rapport au coût unitaire moyen tandis que l’économie premier tiers est par rapport au coût unitaire moyen des trois centres les plus performants. Ces économies sont alors calculées pour tous les centres d’activités selon la performance et la non performance.

Utilisation de filtres par type de C/A

Le total des économies moyennes et premier tiers peut être revue et recalculé dans le cas où l’utilisateur désire utiliser les filtres soit par C/A ou par type de centres d’activités. Le type du centre d’activité est défini selon si ce dernier est Administratif, Clinique, Diagnostique et thérapeutique ou de Soutien. Avec ces filtres, l’utilisateur peut ainsi effectuer une évaluation précise sur des cibles d’amélioration de la performance.

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Portrait rapide du niveau de performance

En un seul coup d’oeil, l’utilisateur peut consulter un portrait graphique dont la répartition des pointes est distribuée proportionnellement à l’occupation des rangs selon la performance du coût unitaire par C/A. Ce portait est disponible pour les deux années comparatives sélectionnées pour les coûts unitaires moyens mais aussi pour le temps supplémentaire.

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Une comparaison inter-établissement? Pourquoi pas aussi intra-établissement?

Bien des changements dans les processus et secondaires à des prises de décisions stratégiques sont constatés à travers les années dans une organisation. La possibilité de consulter la variation des coûts entre les années dans un même établissement pour un même centre d’activités est tout aussi intéressante et nous permet d’approfondir une analyse et de comprendre cette fluctuation.

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Un module « détachable » de Med-GPS

Le Module d’Exploitation Comparative des Données Financières a été conçu afin de répondre aux besoins des établissements de santé et de services sociaux du réseau sans nécessairement faire l’acquisition de Med-GPS. En effet, ce module « détachable » est disponible à tous les intéressés…

À venir dans le prochain blogue le 18 avril,

L’information clinico-administrative hospitalière, une gestion performante des soins avec des données probantes de qualité! Comment l’utiliser pour faire le suivi des réhospitalisations dans votre établissement: globalement, par CMD (catégorie majeure de diagnostic) et par DRG (diagnostics regroupés pour la gestion).

N’oubliez pas d’inscrire vos commentaires et idées dans la section appropriée ci-bas. Med-GPS est toujours en cours de développement. MMT désire répondre aux besoins des organisations du réseau de la santé et des services sociaux. Vos observations sont donc les bienvenues!

MédiaMed Technologies, croyant fortement à cette méthode, compte parmi son personnel une ressource Ceinture noire Lean Six sigma spécialisée en coût par activités, une ressource Ceinture verte expert clinicien, ainsi que six autres ceintures vertes en devenir. L’entreprise a décidé d’appliquer ce savoir dans la solution Med-GPS en développant la cartographie des processus pour l’analyse des délais à l’urgence, au bloc opératoire et au niveau de la gestion des lits.

La cartographie des processus est un outil unique de mesure des démarches Lean et Six Sigma pour l’analyse des délais et de la variabilité des processus.

Un coup d’oeil sur les processus à l’urgence

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À première vue, la cartographie des processus à l’urgence présente les différents scénarios d’une visite à l’urgence. Plus on descend vers une fin de scénario, plus la proportion d’usagers est fine, ciblant ainsi les délais associés à ce type de cheminement.

Exemple 1: Arrivée de l’usager, triage, orientation à la salle d’attente, prise en charge du médecin, demande de consultation et retour à domicile.

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Exemple 2: Arrivée de l’usager, triage, orientation vers une civière, prise en charge du médecin, demande d’hospitalisation et de consultation, admission sur une unité de soins du CH pour l’usager.

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Dans les deux cas, des délais sont possibles à presque chacune des étapes du processus. À  chaque délai, une attente est acceptable ou… misérable.

Vous pouvez paramétrer vos propres cibles pour les délais et être averti des situations problématiques par des alertes de couleurs lorsque ces délais sont dépassés. Chaque délai est visible via l’icône du sablier.

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Des alertes visuelles sont aussi effectives via des icônes pour informer de certains faits pouvant occasionner une réflexion (par exemple, nombre de départs avant prise en charge ou découchés).

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Détenir TOUTE l’information PERTINENTE… pour prendre des DÉCISIONS STRATÉGIQUES.

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Voilà en quoi consiste la dernière fonctionnalité détaillant les délais d’un scénario en particulier. Ce graphique ajoute une touche « statisticienne » et visuelle permettant de constater si plus d’un processus est  impliqué (dans ce cas, il y aura plus d’un pic, la répartition des différents processus étant différente). 

Pour finir sur une touche financière, vous pouvez aussi paramétrer le budget de l’urgence par main d’oeuvre et par fourniture, réparti sur les périodes de l’année analysée. Selon un poids que VOUS décidez d’attribuer en fonction des activités à l’urgence (visites, triage, heures civières et heures civières trauma), vous pouvez consulter le coût unitaire des visites selon les différents scénarios établis.

Entrez donc dans notre mise en scène et mesurez de façon tactile la mise en application des nouveaux processus et l’impact sur la gestion du service via la cartographie !

À venir dans le prochain blogue le 4 avril 2011,

Module « détachable » d’exploitation comparative des données financières: quand on se compare, on se console… ou on s’améliore…

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Car l’information clinico-administrative se doit d’être un instrument de travail et de soutien quotidien pour les gestionnaires. Nul ne peut contredire ce fait: Détenir TOUTE l’information PERTINENTE et de QUALITÉ pour prendre des DÉCISIONS STRATÉGIQUES est une OBLIGATION pour tout gestionnaire performant.

Avec sa mise à jour fréquente et rapide des données, Med-GPS peut soutenir les gestionnaires dans l’application de cette réalité. Vous trouverez dans les lignes qui suivent un exemple concret mettant en vedette le chef de l’urgence et la gestion de son service.

Med-GPS a le potentiel d’effectuer une mise à jour des données à l’heure selon les systèmes. Tel est le cas pour l’urgence. Avec la Performance actuelle comme écran d’ouverture, le chef de l’urgence peut constater l’état actuel de son urgence en un seul coup d’oeil.

Il est possible pour lui de sélectionner 4 indicateurs quotidiens qui apparaîtront par défaut à l’ouverture de l’écran. Ceux-ci peuvent être modifiés en tout temps selon l’intérêt du chef.

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De plus, des données importantes à la gestion d’un service d’urgence sont affichées dans un format tableau. Celles-ci sont revues à chaque mise à jour selon la réalité à l’urgence.

À l’aide de cibles paramétrées par le pilote dans Med-GPS, il est possible pour le gestionnaire de constater si un écart important surgit en identifiant chacun des items à l’aide de couleurs.

Plus globalement, avec la répartition d’un poids pour chacun des items, un baromètre indique la situation actuelle de l’urgence. Son indication peut en dire long sur l’état d’urgence… de l’urgence!

Enfin, dans le but de répondre aux besoins de nos clients et aux préoccupations ministérielles, un filtre pour questionner spécifiquement la clientèle des 75 ans et plus a été ajouté. Il est donc possible d’effectuer des investigations plus raffinées.

À venir dans le prochain blogue le 21 mars 2011,

L’application du Lean Six sigma dans vos organisations, un défi? La Cartographie des processus, un soutien dans la gestion des délais…

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